Дата публикации 18.08.2023

Использован релиз 11.5.10

Рассмотрим следующую ситуацию.

На предприятии принят следующий алгоритм планирования продаж:

• руководство планирует объем продаж исходя из стратегических целей предприятия на год;
• для упрощения контроля исполнения планов по объемам продаж еженедельный план продаж рассчитывают по формуле: Нормативный план продаж на неделю = Годовой план продаж / Недель в году.

Планирование объема продаж будем производить в долларах (валюте управленческого учета). Предположим, что на 2022 год запланирован объем продаж 5 миллионов 200 тысяч долларов. Нормативный план продаж на неделю составит 100 тысяч долларов (5 200 000 / 52 недели).

Руководитель отдела продаж Смирнов Михаил Игоревич регулярно отслеживает выполнение планов продаж. Оперативные планы по объемам продаж составляются на неделю вперед. Причем для трех «топовых» менеджеров по продажам устанавливаются цели на неделю. Таким образом руководитель отдела отслеживает не только выполнение планов по отделу, но и контролирует выполнение планов «топовыми» менеджерами.

Для решения данной задачи будем использовать подсистему Мониторинг целевых показателей. Для работы с подсистемой должна быть включена функциональная опция Мониторинг целевых показателей в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Целевые показатели. Для контроля и анализа выполнения плана по объему продаж необходимо произвести соответствующие настройки целевых показателей.

Настройка целевых показателей

Настройка целевых показателей производится в справочнике Варианты анализа целевых показателей (раздел Финансовый результат и контроллинг – Целевые показатели).

Для анализа представленной в примере ситуации нам необходимо настроить соответствующие варианты анализа для контролируемого целевого показателя Выручка, который характеризует объем продаж.

Настройка вариантов анализа целевых показателей

В список вариантов анализа для данного показателя добавим нужные варианты для еженедельного контроля выручки в разрезе групп товаров, клиентов и менеджеров. Контроль выручки будем производить в декабре месяце 2022 года.

Вариант анализа Оптовые продажи (нараст) служит для контроля объема выручки в целом по предприятию.

Настройка варианта анализа

Определим для этого варианта анализа целевые значения показателей на каждую неделю (числа 01.12.2022, 05.12.2022, 12.12.2022, 19.12.2022 и 26.12.2022). Значения фиксируются нарастающим итогом: первая неделя – 20 тысяч долларов, вторая неделя – 40 тысяч долларов и т. д.

Указание значений целевых показателей

Эти показатели будет контролировать руководитель отдела продаж Смирнов Михаил Игоревич. Кроме того, Соколов контролирует структуру объемов продаж по следующим составляющим: группы номенклатуры, менеджеры, клиенты. Для этих целей добавлены соответствующие варианты анализа.

В отделе продаж работают несколько менеджеров, каждый из которых должен внести свой вклад в достижение общей цели и получить при выполнении плана соответствующую премию (бонусы). Для контроля выполнения плана менеджерами добавим соответствующие варианты анализа и установим целевые объемы продаж. Для менеджеров Орехов И.И., Шевченко О.В, Гладилиной В.М. установлены целевые объемы продаж в размере 40 %, 35 % и 25 % от общих планируемых недельных объемов продаж, то есть 40 тыс. долларов, 35 тыс. долларов и 25 тыс. долларов в месяц соответственно.

Настройка сумм выручки по периодам

Для дополнительного анализа разработаны варианты анализа выручки каждого менеджера в разрезе партнеров и номенклатуры. При разработке вариантов анализа контролируется объем выручки по конкретному менеджеру, поэтому в варианте анализа нужно установить отбор по конкретному менеджеру.

Установка отбора по менеджеру

Каждый менеджер имеет доступ только к тем показателям, которые относятся к его сфере деятельности, руководитель отдела продаж имеет доступ ко всем вариантам анализа, включая варианты анализа менеджеров отдела продаж.

Менеджерам и начальнику отдела продаж предоставлен доступ к подсистеме Мониторинг целевых показателей. Для этого они включены в группу доступа Участники управления по целям (дополнительный) с соответствующим профилем (НСИ и администирование – Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа).

Список менеджеров, которые участвуют в контроле целевых показателей

Доступность вариантов анализа по каждому менеджеру задается с помощью команды Настройка доступности вариантов анализа (раздел Финансовый результат и контроллинг – Сервис).

Настройка доступности вариантов анализа

Флажками отмечаются те варианты анализа, которые доступны конкретному пользователю (менеджеру). Так, например, в приведенном на рисунке примере для менеджера Шевченко будут доступны только предназначенные для нее варианты анализа с соответствующими целевыми значениями.

После того как мы выполнили все необходимые предварительные действия по настройке, можно приступить к процессу контроля и анализа целевого показателя. Следует отметить, что данная настройка производится администратором (или любым другим ответственным лицом, обладающим соответствующими правами) при начале работы и в дальнейшем может ежедневно использоваться для контроля и анализа.

Контроль и анализ целевых показателей

Руководитель отдела продаж Смирнов Михаил Игоревич с помощью монитора целевых показателей может производить контроль в следующих аспектах:

• Анализ продаж по группам номенклатуры. Структура продаж по группам номенклатуры отвечает на вопрос: «Какие группы приносят больше выручки в интересующем периоде?» В общем случае анализ по группам может приводить к пересмотру ассортимента.
• Анализ продаж по менеджерам. Структура продаж по менеджерам отвечает на вопросы: «Кто приносит максимальную выручку предприятию, каков топ-3»? В общем случае анализ по менеджерам позволит выстраивать мотивирующие схемы оплаты.
• Анализ продаж по партнерам. Структура продаж по партнерам отвечает на вопросы: «Какие партнеры покупают больше, каков топ?» В общем случае анализ по партнерам может приводить к изменению соглашений с клиентами таким образом, чтобы стимулировать их к большим объемам покупок.

При использовании «Монитора целевых показателей» Смирнов Михаил Игоревич, руководитель отдела продаж, сразу видит информацию, требующую внимания. В мониторе она отмечается соответствующими значками.

Руководитель отдела продаж может непосредственно в мониторе, используя Дашборд, добавить несколько вариантов анализа, используя те варианты анализа, которые ему доступны. На закладке Настройка можно ограничить количество показываемых показателей в мониторе.

Настройка списка вариантов анализа с помощью дашборда

Используя настройки дашборда, проанализируем информацию, которую увидел руководитель отдела продаж Соколов, придя на работу 9 января.

Анализ выручки по менеджерам

1. План по продажам не выполнен (отмечен красным цветом). Тем не менее динамика положительная, спад произошел только в конце месяца. Для более детального анализа руководитель открывает форму детального анализа показателя.

Детальный анализ показателя

2. При анализе динамики показателя Оптовые продажи (нараст.) выясняется, что отклонение от цели составляет 100 000 - 44 682 = 55 318 (~45 %), то есть объем продаж не попадает в допустимые 5 % негативного отклонения от цели. Значит, нужно исследовать причины.

Анализ полученной выручки

3. Сравнение с прошлым месяцем показывает, что продажи выросли.

Сравнение с прошлым периодом

4. При анализе динамики объемов продаж «топовых» менеджеров выясняется, что план по объему продаж не выполнен менеджерами в полном объеме.

Анализ выполнения плана продаж менеджерами

Если провести детальный анализ каждого показателя, то можно выяснить следующее:

• Гладилина В.М. (план на 25 % объемов продаж) осуществила продажи на 5 % от общего объема, отклонение от персональной цели составило 25 000 - 5 000 = 20 000 долларов (~80 %), что не входит в допустимые рамки установленных негативных отклонений в 5 %. Надо исследовать причины.
• Шевченко О.В. (план на 35 % объемов продаж) осуществила продажи лишь на 5 % от общего объема, отклонение от персональной цели составило 35 000 - 5 000 = 30 000 долларов (~30 %), что явно выходит за допустимые рамки установленных негативных отклонений в 5 % и является наибольшим отклонением от персональной цели. Значит, нужно исследовать причины.
• Орехов В.Г. (план на 40 % объемов продаж) осуществил продажи на 8 % от общего объема, отклонение от персональной цели составило 40 000 - 8 380 = 31 620 долларов (~30 %), что также не входит в допустимые рамки установленных негативных отклонений.

Анализ по партнерам показал, что продажи по клиентам растут, повышенный рост продаж у клиента «Твемос» за интересующий период.

Анализ выручки по клиентам

К такому большому удельному объему продаж следует отнестись внимательно и, возможно, следует стимулировать менеджеров по продажам увеличивать удельные объемы продаж и по другим клиентам. Ведь зависимость предприятия от продаж нескольким крупным клиентам может негативно сказаться на объемах продаж при появлении сильного конкурента. С другой стороны, нужно укреплять взаимоотношения с ключевыми клиентами.

Для более детального анализа ситуации можно непосредственно из монитора целевых показателей вывести детальные отчеты. Список отчетов, которые доступны для анализа, настраивается в варианте анализа показателя.

Вызов детальных отчетов для анализа данных

Каждый менеджертакже может ежедневно контролировать состояние дел, используя доступные для него варианты анализа.

Список показателей менеджера

С помощью команды Еще – Настроить пользователь может настроить удобный для себя режим представления показателей (диаграмма или таблица) непосредственно в обработке Монитор целевых показателей.

В качестве примера мы показали вариант использования монитора целевых показателей для контроля планируемого объема продаж. Следует отметить, что с помощью монитора можно производить анализ любых данных, которые хранятся в информационной базе. Программа поставляется с заполненной структурой целевых показателей и вариантов их анализа. В соответствии с потребностями конкретного предприятия может быть разработана (изменена, дополнена) структура поставляемых показателей и вариантов их анализа.